Как провести аудит системы обучения и чего от него можно ожидать

Признаки системы

Система корпоративного обучения функционирует не сама по себе, она тесно связана с деятельностью всей компании. Она затрагивает сотрудников всех уровней и любого функционала. Систему могут составлять и отдельные бизнес-тренинги, и электронные курсы, используемые внутри компании.

В компании могут быть тренинги, курсы, может вестись внутренняя разработка курсов, но это нельзя будет назвать системой. Компания может купить готовые курсы, время от времени заказывать дорогие программы обучения или серии мероприятия, и это тоже не будет системой корпоративного обучения. Что же является признаком системы? Результат. Если после проведенных мероприятий в компании ничего не меняется – можно говорить о том, что системы обучения в компании нет.

Даже если в компании есть только один единственный onboarding-курс, результаты которого влияют на подбор будущей позиции для новичка, уже можно говорить о системе. Система выстроена так, что ее результаты влияют на результаты других систем. О системе обучения можно говорить, если обучение встроено в другие процессы, а не существует само по себе.

Ожидания от аудита

Чего можно ожидать от аудита системы обучения компании? Аудит проводится для анализа ситуации и подбора мер по улучшению. Чтобы аудит был эффективным, нужно задать себе вопрос: почему возникла мысль об аудите, какую проблему он должен решить?

Чаще всего аудит системы обучения требуется в случае:

• Если финансовые результаты компании не удовлетворительны для владельца бизнеса.
• Если появились или участились негативные отзывы от клиентов.
• Если снизилось качество продукта компании.
• Если участились конфликты внутри отделов.

Важно также понимать, что аудит системы обучения затронет и другие подразделения, процесс затронет все, что связано с обучением и что должно быть связано с обучением.

Процесс аудита

После того как ожидания определены, можно приступать к собственно аудиту. Независимо от того, кто будет проводить аудит – внутренний или внешний аудитор, схема следующая:

1. Определение целей и порядка.
2. Распределение зон ответственности.
3. Определение метрик и сбор данных.
4. Анализ данных и сопоставление с бенчмарками.

Первый этап. Сначала договариваются, что будет затронуто аудитом, что будет объектом и предметом исследования, определяют цель.

Ответив на вопрос, почему компания решила провести аудит, нужно озвучить цель.

На этом этапе должен быть создан понятный для всех участников документ, с формулировками которого согласятся все заинтересованные. При необходимости это может быть официальный бумажный документ с подписями или краткий meeting note в электронном виде.

Важно учесть, что аудит может занять немало времени, все зависит от сложности системы обучения. В ходе процесса важно не забывать об основной цели аудита.

Второй этап. На следующем этапе выбирают ответственных и распределяют полномочия. В отделах нужно предупредить, что нужно будет представлять аудиторам необходимые документы и содействовать их работе. На этом этапе закладывается фундамент успешного и быстрого аудита.

Третий этап. Теперь пора вспомнить про цель. Цель должны разделять все участники процесса. На этом этапе договариваются о том, какими метриками будет определяться достижение цели. Определяются метрики и показатели, которые будут считаться успешными. Лучше использовать не менее трех и не более шести метрик.

Важно, чтобы показатели, на которые ориентируются в процессе аудита, максимально влияли на достижение бизнес-результата.

В рамках аудита целесообразно проводить интервью, результаты которого будут использоваться для оценки системы обучения. Такие интервью стоит провести как минимум с четырьмя группами сотрудников:

1. Те, кто недавно обучился.
2. Те, кто обучался более чем полгода назад.
3. С руководителями обученных.
4. С теми, кто занимался подготовкой обучения или проводил его.

Можно провести интервью также с рекрутерами и HR-специалистами. Составляя список респондентов, помните о целесообразности: больше интервью – дольше вся процедура.

Четвертый этап. Когда уже данные собраны и структурированы, начинается этап сопоставления полученных данных с выбранными бенчмарками. Это этап составления информативных диаграмм, которые демонстрируют текущее положение дел.

И самое важное – дальнейшие действия. Аудит будет неполным, если их не описать. В конце аудита уместны конкретные рекомендации по исправлению ситуации с недостаточно привлекательными показателями, а также как можно поддерживать опережающие показатели на таком же высоком уровне.