Как подбирают сотрудников крупные компании: оценочная конференция для 100 перспективных кандидатов

Интересно, креативно, занимательно, ярко и бодро, красиво, увлекательно, динамично, полезно, энергично - только часть характеристик мероприятия участниками. Для них это был приятный опыт командной работы, новые знакомства, интересные задания и «крутая ведущая», для компании - возможность в безопасной для участников обстановке оценить их компетенции и отобрать лучших из лучших на вакантные должности.

Задача. Ассессмент-мероприятие на 100 человек.

Предыстория. Клиент – крупная международная табачная компания с выстроенной корпоративной культурой, с просторным удобном офисом в Москва Сити и с интересными предложениями для стажеров. Задачей мероприятия было выбрать лучших из лучших, оценив 100 соискателей.

Решение о формате мероприятия мы принимали вместе с заказчиком. Сначала была идея провести игру, в ходе которой можно было бы оценить компетенции участников – потенциальных сотрудников, но все это казалось не тем, что на самом деле нужно. Разбираясь в целях мероприятия, мы поняли, что решить поставленные компанией задачи с таким количеством участников поможет не игра. Мы предложили другой формат – серия упражнений (кейсов), для последовательного выявления всех навыков, оценка которых интересует компанию. Это были и индивидуальные, и групповые задания, и работа между командами. Участники создавали, планировали, оценивали, рейтинговали, проявляя себя, а за процессом внимательно следили опытные наблюдатели, оценивая проявляемые компетенции. В качестве наблюдателей выступили эйчары с навыками ассессмента, а также бизнес-заказчики и бизнес-эксперты, которые подбирали себе людей в команду.

Решение. Очное ассессмент-мероприятие (оценочное мероприятие), которое проводилось в двух городах – в Москве и в Питере – для участников соответственно из офисов компании в этих городах. Это было не развивающее и не обучающее мероприятие, а мероприятие по оценке кандидатов, которых компания рассматривала как потенциальных сотрудников. В мероприятии принимало участие 100 стажеров (20 – в Санкт-Петербурге и 80 в Москве).

Участники – 100 человек – это люди, уже прошедшие предварительный отбор. Мероприятие стало для них следующим этапом взаимодействия с компанией, по итогам которого будут выбраны финальные кандидаты (около 15% от всех участвующих в конференции).

Сейчас победители конкурса уже проходят первые этапы работы в компании. Задача нашего мероприятия была помочь с отбором – и она была достигнута в полном объеме.

В ходе подготовки мы столкнулись с рядом вызовов. У клиента была своя модель компетенций, понятная и универсальная для всех участников процесса отбора кандидатов – и это все, что было у нас на момент начала подготовки. Необходимо было придумать сценарий мероприятия, составить упражнения, в которых лучше всего проявились бы те или иные интересующие заказчика компетенции участников.

Мы составляли кейсы и продумывали механику еще и с учетом важного для клиента требования – участникам должно быть интересно, чтобы они высоко оценили мероприятие и запомнили его как яркий положительный и полезный опыт.

Заказчику было крайне важно, чтобы участники не получили стресса и не пожалели о проведенном времени. Даже если у них не получится пройти строгий конкурс в этот раз, пусть это будет хороший опыт и хорошие воспоминания, пусть сохранится желание стать частью команды JTI.

Само собой, необходимо было вложиться в оговоренный бюджет, который всегда накладывает определенные ограничения. Для качественной оценки кандидатов нужен как минимум один наблюдатель на каждые 5 человек, а нам предстояло оценить 100 участников. Необходимо было предварительно поработать с командой наблюдателей – достичь единого и общего понимания целей, инструментов, задач и ограничений в ходе оценки, начиная с правил заполнения бланков и заканчивая реакцией на все возможные события в ходе мероприятия. Чтобы подготовить наблюдателей, мы провели брифинг и организовали специализированное обучение.

Работа над подготовкой к мероприятию включала в себя несколько этапов:

• Снятие запроса, разработка и согласование концепции мероприятия.
• Разработка материалов для участников – кейсов на бизнес-тематику, чек-листов, презентаций, а также материалов онлайн-брифинга для команды наблюдателей.
• Разработка подробного райдера для полноценной подготовки к проведению мероприятия.

После тщательной подготовки нас ждало два этапа мероприятия:

• В Санкт-Петербурге (на 20 человек).
• В Москве (на 80 человек), мероприятие было разбито на две встречи – по 40 человек.

Вела подготовку и мероприятие методолог и лидер практик «Разработка», «Бизнес-тренинги» и «Ассессмент» Светлана Лукьянова. Она была и автором концепции, и разработчиком кейсов, и ведущей мероприятия.

Глубокое изучение специфики отобразилось в кейсах для участников – задания были максимально гармоничны относительно внутренних процессов компании и выполняли таким образом еще и функцию погружения в контекст.

Для таких масштабных мероприятий играет роль каждая деталь, вплоть до количества распечатанных бланков, маркеров и экземпляров комплектов раздаточного материала с учетом любого возможного сценария. В условиях сжатых сроков это требует особой ответственности. В этом нам помогла слаженная командная работа с представителями заказчика, с ними у нас установились теплые доверительные взаимоподдерживающие отношения. Обмен структурированными отчетами и обсуждениями порой выходил за рамки рабочего времени – каждый на своем месте вкладывал максимум усилий, чтобы мероприятие прошло на высоком уровне.

Чтобы контролировать работу внешних наблюдателей, Светлана Лукьянова выполняла функцию и ведущего, и «сквозного» наблюдателя – отслеживала и координировала действия всех специалистов по оценке кандидатов. Каждый этап непосредственно мероприятия сопровождался кратким подведением промежуточных итогов среди наблюдателей и представителей заказчика, с корректировкой стратегий при необходимости, с согласованием фокуса и сверкой результатов.

Заказчику понравилась дружелюбная, неакадемичная и располагающая манера ведущей, которая создала безопасную атмосферу и помогла участникам сбросить волнение и проявить себя лучшим образом.

Участники были заинтересованы, открыты, вовлечены, отзывались на юмор ведущей и активно с удовольствием провели это время.

По результатам участники признались, что командная работа зарядила их энергией, было приятно поработать с разными людьми и завести новые знакомства, послушать других людей и их размышления по бизнес-вопросам, некоторые участники загорелись идеей создать свой бизнес, а некоторые осознали недостаток знаний в тех или иных вопросах и навыков презентации своих идей.

Ребята были приятно удивлены тем, насколько увлекательной и полезной может быть программа отбора кандидатов, в ходе которой можно всесторонне проявить себя, почувствовать себя частью команды, ощутить мощь собственной индивидуальной работы. Участники отметили приятный опыт обмена идеями с талантливыми людьми, поиска компромиссов. Нравился участникам формат, подготовка, интересные задачи, креативные подходы в организации, шикарная обстановка, и даже возможность научиться пользоваться кофе-машиной :)

Участники имели возможность выступать, разрабатывать инициативы, презентовать свои идеи, работать в командах мотивированных и ярких людей. Оказалось, что с незнакомыми людьми достаточно быстро можно найти общий язык и решать креативные задачи.

Несмотря даже на некоторые опоздания участников тайминг мероприятия и план каждой встречи выполнялся четко – были проведены все запланированные упражнения, получены все требуемые выводы благодаря гибкому вариативному сценарию. Тайминг – одно из важных требований к мероприятию: участие в нем принимали представители бизнеса, у которых время расписано порой строго по минутам.

Обратная связь участников была положительной. Все были впечатлены мероприятием – они признались, что не ожидали такого формата и знакомства с компанией. Эксперты от бизнеса, принявшие участие в мероприятии, высоко оценили идею HR-команды. Сами непосредственные заказчики – HR-руководители компании – оставили нам самые приятные отзывы, отметив оперативность, четкое понимание задачи, высокую вовлеченность и творческий подход.