Как обучать сотрудников при дефиците денежных средств

Реальность требует серьезных решений. Многие компании урезали как раз бюджет на обучение. Что делать? Этот вопрос предстоит решать эйчарам и специалистам по обучению и развитию.

Мы не станем предлагать волшебную таблетку, а предложим структуру, от которой можно оттолкнуться, если перед вами стоит задача обучить сотрудников без бюджета. 

Своими силами

Среди вариантов – обучение своими силами. Звучит неплохо. Давайте разбираться, что учесть, чтобы результат не подвел.

Обучать своими силами – это значит без привлечения внешних провайдеров, привлекая собственных сотрудников на роль внутренних тренеров. Скорее всего, в каждой компании накоплено немало опыта и знаний, которые можно было бы передать коллегам. Разговор о том, как этот опыт использовать.

С чего начать

С чего начать обучение своими силами? С того же, что и любое обучение – с выявления потребностей в обучении и определения целей и задач обучения.

Казалось бы, эту задачу выполняли и до перехода на самостоятельное обучение, и трудностей с ней возникнуть не должно. Однако трудности возникают чаще, чем хотелось бы. Дело в том, что привлекая внешних провайдеров, компаниям часто достаточно было быть открытыми и ответственными, помогая внешнему тренеру получить необходимую информацию перед проведением заказанного бизнес-тренинга. Беря же задачи обучения на себя, многое придется делать самому, и многому нужно будет научиться.

Отвечать на вопросы и собирать запрошенную информацию легче, чем строить весь процесс обучения самостоятельно. Если у вас он не построен, сосредоточьтесь сначала на первом шаге, который включает две задачи (два этапа): «Определение целей и задач обучения» и «Определение потребностей в обучении».

Обычно обучение решает существующую проблему, от этого можно и отталкиваться.

По сути, первые два этапа будут пройдены, если вы найдете ответы на вопросы:

• Какие проблемы нужно решить в компании?
• Какие из них можно решить с помощью обучения?
• Кого нужно обучить?

Кто будет обучать

Определившись, кого нужно обучать и какие проблемы решать обучением, можно уже определяться, кто будет обучать. Именно в таком порядке, ведь раньше мы даже не знали, какую проблему решаем и кого нужно обучать.

Однако на этом этапе нам еще неясно, чему обучать. Это зависит от проблемы. И искать способ решения проблемы, и подбирать оптимальный формат – задача методолога или бизнес-тренера со знанием методологии.

Лучше всего подобрать людей, мотивированных обучать и решать проблемы компании. Таких людей лучше отправить на обучение: тренинг тренеров подготовит к решению учебных задач оптимальным способом, научит свободно использовать все актуальные форматы обучения. Ваши внутренние тренеры научатся проводить офлайн и онлайн-тренинги, разрабатывать учебные программы и работать с аудиторией, а не просто хорошо знать свой предмет.

Важно учесть, что обучение своими силами – это наращивание внутренней экспертизы для самостоятельного обучения, а не обучение «чем есть», без опыта и навыков. Чтобы внутри компании появилась экспертиза, ее нужно получить извне. Невозможно подняться на более высокий уровень, используя только внутренние ресурсы. Обучение тренеров внешними провайдерами – это подготовка к тому, чтобы дальше компания могла заниматься обучением самостоятельно.

Самостоятельное обучение потребует слишком много времени – даже если эта попытка окажется удачной, эффект станет ощутимым только через несколько сезонов. Каждая ли компания готова и может себе позволить ждать? Внутренних бизнес-тренеров нужно подготовить, ошибка не делать этого и полагаться на экспертизу внутри. Правда, у компании может найтись достаточный внутренний потенциал как для подготовки тренеров, так и для проведения качественного обучения без сторонней помощи. Внутри может найтись человек с нужной экспертизой, который ранее не проявлял своих талантов, компания может взять в штат такого человека, наконец компания может отправить на обучение своего специалиста.

Критерии отбора внутренних тренеров могут быть следующими:

1. Профессиональные знания на высоком уровне.
2. Стабильно высокие показатели по своим прямым обязанностям.
3. Понимание, как работает все подразделение (знание процессов, процедур, операций).
4. Желание делиться своими знаниями и опытом.
5. Лояльность к компании.
6. Способность обучать, высокие коммуникативные навыки, гибкость в общении.

Тренинг тренеров может подготовить «универсальных» или отдельно очных и цифровых тренеров. Примеры такого обучения, проведенного командой ManGO! Games, можно посмотреть в портфолио.

Таким образом, следующий этап построения системы обучения своими силами – это ответы на вопросы:

• Кто будет обучать?
• Как мы подготовим внутренних тренеров?

Как будем обучать

После подготовки внутренних специалистов компания выбирает форматы внутреннего обучения. В принятии таких решений уже участвуют и обученные внутренние тренеры. На этом этапе целесообразно обеспечить их поддержкой методологов: первые программы можно составить вместе с внешними консультантами.

Таким образом, компания вместе с тренерами определяется с тем, как мы будем обучать сотрудников.

Задачи обучения

После этого уже идут непосредственно обучающие мероприятия: их готовят и проводят внутренние тренеры. Любой бизнес-тренинг начинается с выявления знаний и навыков, необходимых сотрудникам для решения текущей проблемы. Это уже начало подготовки к тренингу.

Как выяснить, чему обучать?

Такая информация собирается с помощью ряда инструментов:

• Анализ результатов работы сотрудников и частых ошибок.
• Аттестация.
• Анкеты самооценки.

Как могут формироваться потребности в обучении? Прежде всего они зависят от выполняемых сотрудниками функций и поставленных перед ними задач, а также от ближайших целей подразделения, в котором работают сотрудники.

Задача эйчара – собрать такую информацию и сформировать актуальные цели и задачи обучения для каждой бизнес-единицы.

Эйчары также берут на себя задачу составить график обучения, определить продолжительность занятий, подготовить помещения и оборудование или все необходимое для онлайн-обучения. Тренерам останется только непосредственная подготовка и проведение обучающих мероприятий.

Каждый бизнес-тренинг, семинар, мастер-класс должен включаться в график обучающих мероприятий заблаговременно, а после проведения мероприятий важно предусмотреть оценку их эффективности.

Помимо мероприятий, проводимых силами внутренних тренеров, компания может заказать у провайдеров тренинги по темам, экспертизы по которым в компании недостаточно, или купить готовые курсы. Со временем в компании появятся эксперты по обучению, которые будут заниматься такими задачами. Поначалу все подобные вопросы находятся в зоне ответственности HR-специалистов.