3 простых инструмента для переноса теории в практику

В статье:

• Важное значение практических занятий для эффективного обучения сотрудников
• Важность обучения сотрудников
• Эффективные программы обучения сотрудников
• Пересмотр подхода к формальному обучению сотрудников
• Коучинг в режиме реального времени
• Совместный обмен опытом и закрепление знаний

Важное значение практических занятий для эффективного обучения сотрудников

Усовершенствовать свою работу можно только с помощью практики. Именно этому часто родители учат своих детей. В результате они оказываются правы. Среднестатистические студенты, обучающиеся игре на фортепиано в Школе Джуллиард, ежедневно репетируют по 6 – 8 часов. Успешные спортсмены американских колледжей посвящают тренировкам не меньше 35 часов в неделю.

Внимание! Ученые провели исследование и выяснили, что для освоения любого навыка нужно потратить на практические занятия не меньше 10 тысяч часов.

Представители бизнеса тоже понимают важность закрепления знаний с помощью практики. Уровень владения теми или иными навыками повышается по мере их ежедневного применения в рабочем процессе. При этом большое значение имеет возможность передачи знаний между сотрудниками внутри коллектива с дальнейшим их закреплением на практике.

Рекомендуется привлечь к процессу обучения эксперта, который может подсказать, что сотрудники делают правильно, а где они допускают ошибки. Но многие работодатели игнорируют эти советы. Вместо эффективных методик они используют разовые тренинги, нарушающие обычный ход работы. Такое обучение не предполагает ни практических занятий, ни поддержки эксперта.

Внимание! По данным исследования, проведенного Гарвардской бизнес-школой, 90 % разовых тренингов, направленных на повышение квалификации сотрудников, оказываются неэффективными и не приводят к ожидаемым результатам.

Для достижения поставленных целей работодателю необходимо исправить данную ситуацию, приняв меры, направленные на повышение эффективности обучения сотрудников.

Важность обучения сотрудников

Навыки, которыми необходимо владеть для выполнения рабочих обязанностей, постоянно меняются. Специалистов интересуют работодатели, которые способны обеспечить им возможности для развития. Даже небольшое финансирование образовательных мероприятий способно оказать положительное влияние на прибыль компании.

Существует три фактора, благодаря которым процесс обучения сотрудников приобретает большую актуальность:

• Экономические показатели. Повышение квалификации персонала способствует росту рентабельности предприятия в среднем на 24 %.
• Развитие профессиональных способностей. Сотрудники в первую очередь указывают на возможность обучения, отвечая на вопрос о том, что способно заинтересовать их в трудоустройстве и удержать на рабочем месте на длительный период.
• Гибкость. Срок актуальности навыка составляет около 5 лет.

Эффективные программы обучения сотрудников

Некоторые компании разработали такие программы обучения, которые максимально способствуют усвоению новой информации. Они включают в себя три важных компонента:

• пересмотр принципов формального обучения;
• коучинг в режиме реального времени;
• собрания специалистов, проводимые с целью обмена опытом и закрепления полученных знаний и навыков.

С принципом работы таких программ можно ознакомиться на примере конкретной компании. Руководство предприятия пыталось решить проблему высокой волатильности цен и больших операционных издержек. Было определено, что для улучшения ситуации требуется сокращение расходов на 15 – 20 %.

Руководство компании приняло решение о целесообразности обучения сотрудников. Потребовались курсы, после прохождения которых специалисты могли бы сократить расходы, улучшить качество обслуживания клиентов, оптимизировать операционные процессы, а также быстро внедрить в работу инновации, следуя тенденциям рынка.

Компания разработала программу, состоящую из трех этапов. Она включала в себя формальное обучение, коучинг в реальном времени и взаимный обмен опытом среди сотрудников. В тренинге участвовали специалисты всех уровней. Для руководителей высшего звена наиболее актуальными являются взаимное обучение и экспертная помощь. Поэтому для них были организованы ежемесячные встречи, цель которых заключалась в совместной работе и взаимном контроле достижения поставленных задач.

С помощью обучающей программы руководители повышали свои навыки решения проблем и управления командой. Они учились мотивировать и вдохновлять команду, вовлекать подчиненных в рабочие процессы и вести за собой.

Участники центральной команды развивали в себе навыки составления бизнес-кейсов и поиска возможных вариантов сокращения расходов. Для их обучения использовалась специальная цифровая платформа, с помощью которой регулярно формировались группы, состоящие из 5 – 10 человек и коуча. Участники тренинга учились применять приобретенные знания в процессе решения определенных задач. Они обменивались между собой эффективными практиками.

Пересмотр подхода к формальному обучению сотрудников

Основой приобретения новых навыков является формальное обучение. Эффективность тренинга повышается при использовании интерактивной формы, открывающей возможности для практических занятий и предполагающей высокую вариативность. Такой подход способствует быстрому усвоению материала.

Одна из крупнейших компаний, работающих в сфере электроэнергетики, решила обучить сотрудников. Участники программы приглашались в специальную комнату. Помещение было заполнено материалами для изготовления игрушек, принадлежностями для рисования и творческих занятий, мячами Куш Болл и бумажными самолетиками. Одно упражнение заключалось в построении модели города, а второе требовало создания книги для детей. Эти задачи коренным образом отличались от типичных обязанностей сотрудников. Обучающимся была предоставлена свобода действий. С помощью геймификации и игровой практики были созданы условия для получения нового опыта.

Участники тренинга на практике смогли увидеть, насколько важными являются умение разбивать рабочий процесс на несколько коротких циклов, получение обратной связи от заинтересованных лиц, применение итерационного подхода в инновациях и активная коммуникация для выявления и устранения препятствий.

На начальном этапе в программе приняли участие две команды. На сегодняшний день их насчитывается уже 25. В течение 6 месяцев после обучения четверть сотрудников, участвовавших в первом тренинге, воспользовались предоставленными возможностями и перешли на новый уровень, получив повышение. Показатель сокращения расходов в их компаниях составил около 30 миллионов долларов.

Коучинг в режиме реального времени

В периоды неопределенности и быстрых изменений многие сотрудники выражают неудовлетворение своей работой. Решить проблему можно с помощью эффективного коучинга. На практике замечено, что периоды перемен являются самым подходящим временем для применения приобретенных навыков. Когда условия меняются, люди проявляют наибольшую готовность к обучению.

Внимание! Согласно данным Better Up, показатель вовлеченности подчиненных лидеров, имеющих поддержку коуча в периоды активных изменений, возрастает в 4,7 раз быстрее, чем в других командах.

Значение использования полученных знаний в процессе обучения и коучинга стало особенно очевидным во время внедрения в медийной компании системы Net Promoter System℠. Руководство приняло решение о необходимости улучшения качества обслуживания клиентов. Для этого была использована программа обучения технических специалистов. Эта группа сотрудников действует независимо от остальных отделов организации.

Обучающиеся регулярно проходили индивидуальный коучинг и участвовали в собраниях для обмена опытом. Это способствовало восприятию себя как части команды. Возникло стремление повысить уровень удовлетворенности клиентов.

Индивидуальный коучинг проводился один раз в 2 недели. Сотрудники компании с помощью обратной связи получали от клиентов информацию о положительных сторонах своей работы и знакомились с конструктивной критикой. На основании этих сведений специалисты обсуждали варианты повышения качества обслуживания. Принятие мер по улучшению предоставляемых услуг помогло выйти из отрицательного сектора Net Promoter System℠ и достичь положительного значения на уровне 40 – 50.

Совместный обмен опытом и закрепление знаний

Когда участники команды переходят к этапу применения полученных знаний на опыте, возникает актуальность их взаимодействия между собой. У обучающихся появляется понимание того, какие навыки они могут использовать в полной мере, а какие нужно усовершенствовать.

Сотрудники медийной компании, процесс обучения которых описан выше, в ходе ежедневных встреч рассказывали друг другу о своих успехах и неудачах, связанных с обслуживанием клиентов. Участники проводили собрания по очереди. Таким образом обеспечивался вклад каждого из них в процесс обучения.

Для выявления актуальных тем, требующих обсуждения в первую очередь, проводилась совместная работа. Таким образом участники группы получали возможность закрепления ключевых уроков. Согласно отзывам обучающихся, показатель их вовлеченности, благодаря тренингу, существенно возрос.

В человеческом подсознании заложена склонность к мотивации при совместной работе с коллегами. Именно эта особенность была использована организаторами программы. В результате исследования, проведенного сотрудниками Индианского университета, было выявлено, что пары, состоящие в браке, значительно чаще посещают спортивные залы, чем люди, занимающиеся спортом в одиночестве. Показатель прекращения спортивных занятий женатыми людьми составляет 6 %, в то время как у одиноких он достигает 43 %.

Современные цифровые платформы открывают возможности для частого общения с коллегами и коучами, находящимися в других часовых поясах. Один из поставщиков энергетических ресурсов с недавних пор использует такую площадку в целях проведения тренингов для персонала. Он организовал совместное обучение сотрудников и обеспечил экспертный коучинг для специалистов из разных департаментов. Программа направлена на решение множественных задач, включая повышение производительности труда, качества работы с клиентами, эффективности обслуживания основных активов и улучшение методов прогнозирования нарушений в сфере энергоснабжения.

Сотрудники компании высоко оценили эффективность трехэтапного подхода к обучению. Практически все участники программы отметили улучшение собственных навыков в сфере использования цифровых технологий. По завершении обучения 91 % сотрудников смогли успешно достичь основных контрольных точек своих проектов. Этот показатель в два раза выше, чем у специалистов, не участвовавших в программе.

На основании приведенных примеров можно сделать выводы, что для повышения квалификации сотрудников нужно задействовать определенные рычаги. Формальное обучение в сочетании с коучингом и взаимным обменом опытом позволяет добиться существенных устойчивых результатов.